Event Tracking System (ETS)

Event Tracking System (ETS) merupakan sistem pelaporan event/kegiatan yang dilakukan untuk memonitor jalannya kegiatan, agenda kegiatan, dan hasil kesepakatan dari kegiatan yang dilakukan terkait program Gajimu Garmen. ETS adalah survei yang berisi pertanyaan tentang sebuah event/kegiatan, yang tersedia di situs dan juga pada aplikasi. Survei dapat diakses hanya oleh anggota tim Gajimu dan anggota organisasi mitra terkait (TURC, dan Serikat Pekerja/Serikat Buruh).

1. Tujuan dari ETS

• Untuk meningkatkan transparansi sebuah kegiatan, ETS memfasilitasi pendaftaran dan pelaporan sebuah kegiatan yang dilakukan dengan cara yang sistematis dan dapat dibandingkan.
• Untuk mengatur komunikasi kegiatan antara penyelenggara kegiatan dan koordinator program sehingga seluruh kegiatan program dapat dipantau dengan baik, sehingga apabila terjadi penyimpangan, koordinator program dapat memberikan peringatan.
• Untuk menghubungkan kegiatan ke sistem perangkat Gajimu lainnya, seperti survei kelayakan kerja, halaman info pabrik, ataupun grafik data kepatuhan pabrik 
• Untuk memungkinkan dilakukannya analisis statistik mengenai dampak hasil dari kegiatan tersebut terhadap peningkatan kondisi kerja di tingkat pabrik/perusahaan.

2. Apa yang dimaksud dengan event/kegiatan?

Suatu kegiatan dapat berupa pertemuan tatap muka, pertemuan melalui skype / telepon / email / whatsapp, atau sarana lainnya. Suatu kegiatan dapat diselenggarakan oleh koordinator program Gajimu, dan koordinator organisasi mitra (Serikat Pekerja/Serikat Buruh, organisasi nasional (TURC), dan/atau organisasi internasional (FNV Mondiaal). Suatu kegiatan juga dapat diselenggarakan oleh pihak ketiga dan dihadiri oleh anggota tim program Gajimu atas nama program Gajimu Garmen dan/atau Data Akademi.

3. Kegiatan apa saja yang dilaporkan lewat Event Tracking System (ETS) 

Terdapat tujuh jenis kegiatan yang dilaporkan lewat ETS:

• Mini Dialog Sosial (pertemuan bipartit antara manajemen perusahaan dengan Serikat Pekerja/Serikat Buruh di tingkat perusahaan).
• Focus Group Discussion - FGD (pertemuan tripartit antara perwakilan dari beberapa manajemen perusahaan, Serikat Pekerja/Serikat Buruh (tingkat perusahaan dan cabang) dan perwakilan dinas tenaga kerja setempat, dimana kegiatan ini diselenggarakan oleh tim program).
• Pelatihan/Training (kegiatan pelatihan apa pun yang diselenggarakan oleh program dan/atau organisasi mitra).
• Lobi (setiap pertemuan tim program dengan Serikat Pekerja/Serikat Buruh, Pengusaha, Asosiasi Pengusaha, Brands, Media, atau pemangku kepentingan lainnya untuk menjelaskan tujuan program dan bagaimana mencapainya)
• Pertemuan tim program dan organisasi mitra (pertemuan internal).
• Konferensi, Lokakarya, Seminar (kegiatan yang diselenggarakan oleh tim program dan/atau oleh pihak lain, dihadiri oleh satu atau lebih anggota tim program).
• Kegiatan lainnya (semua kegiatan yang tidak dapat didaftarkan dalam kategori di atas).

Sebuah program kegiatan biasanya akan berlangsung satu hari, tetapi kegiatan pelatihan biasanya berlangsung beberapa hari. ETS menerapkan daftar proyek dan oleh karena itu setiap peristiwa terkait dengan satu program

4. Siapa yang  dapat mengorganisir sebuah event/kegiatan?

Semua koordinator program Gajimu garmen, termasuk diantaranya tim Gajimu, organisasi mitra dan interviewer dapat mendaftarkan event/kegiatan terkait program Gajimu sebagai penyelenggara kegiatan acara atau sebagai peserta acara.

Suatu kegiatan hanya perlu didaftarkan sekali. Jadi, jika dua anggota tim program menghadiri kegiatan yang sama, hanya satu dari mereka yang harus mendaftarkan kegiatan tersebut. Koordinator ETS nantinya akan menyalin semua komunikasi mengenai pendaftaran acara di ETS.

5. Bagaimana cara kerja ETS?

• Sebelum melakukan kegiatan, penyelenggara kegiatan harus memulai survei dan mendaftarkan nama kegiatan, tanggal, waktu mulai, tempat, agenda, dan jenis kegiatan.
• Selanjutnya, penyelenggara akan menerima email dengan informasi kegiatan, email juga akan ditembuskan kepada koordinator ETS. Jika diperlukan, penyelenggara dapat meneruskan email ini kepada para peserta kegiatan. Penyelenggara dan koordinator kegiatan dapat menerima email kegiatan tersebut, sehingga kegiatan tersebut muncul dalam agenda Google atau Microsoft mereka
• Setelah kegiatan terlaksana/dilakukan, ETS akan mengirim email yang berisi tautan survei kepada penyelenggara kegiatan, dan penyelenggara kegiatan akan diminta untuk mengisi survei setelah acara tersebut selesai 
• Dalam email tersebut, akan ada beberapa set pertanyaan tergantung pada jenis kegiatan yang dipilih. Bagian pertama yang ditanyakan adalah bagian umum dimana pertanyaan ini akan ditanyakan di setiap jenis kegiatan, seperti mini dialog sosial, Focus Group Discussion (FGD), pelatihan, lobi, dan tim meeting. 
• Bagian umum memiliki beberapa pertanyaan umum mengenai pertemuan seperti: apakah kegiatan yang dijadwalkan berlangsung?, berapa banyak orang yang berpartisipasi?, organisasi mana saja yang mereka wakili?, apakah topik dalam survei kelayakan kerja dibahas?, bagaimana kerja sama selama kegiatan? 
• Bagian kedua dari survei terdapat pertanyaan yang ditanyakan spesifik terkait satu jenis kegiatan. Apabila kita ingin melaporkan jenis kegiatan mini dialog sosial, ada beberapa pertanyaan yang akan berbeda dibanding lobi atau tim meeting.
• Bagian spesifik memiliki pertanyaan khusus untuk jenis kegiatan. Misalnya, pertanyaan tentang keterlibatan organisasi internasional pada jenis kegiatan lobi. Atau bagian tim meeting, pertanyaan terkait daftar tugas akan ditanyakan
• ETS akan mengirimkan email kepada penyelenggara kegiatan dan koordinator ETS dengan rangkuman jawaban atas pertanyaan yang ditanyakan (akan berfungsi sebagai dokumen minutes of meeting atau risalah pertemuan). Jika diinginkan, penyelenggara kegiatan dan koordinator ETS juga dapat meneruskan email ini kepada pemangku kepentingan lain dan/atau orang-orang yang menghadiri pertemuan.
• Semua pertanyaan dari setiap jenis kegiatan (terlepas dari pertanyaan kegiatan pelatihan) akan berakhir dengan pertanyaan apakah pertemuan selanjutnya disetujui, dan jika disetujui, apakah tanggalnya diketahui. Jika tanggalnya diketahui, penyelenggara kegiatan akan menerima email sebelum pertemuan berikutnya, untuk menjawab pertanyaan tentang tempat dan agenda pertemuan

6. Karakteristik utama dari sistem ETS

• Untuk setiap kegiatan, survei ETS memiliki dua bagian yaitu:

• Survei sebelum kegiatan, yaitu mendaftarkan jenis kegiatan, tanggal, waktu, tempat, dan agenda.
• Survei setelah kegiatan, yaitu mengisi laporan hasil kegiatan, termasuk daftar orang yang hadir, menjelaskan topik yang dibahas, dan kesepakatan apa saja yang dicapai.

• ETS memiliki bagian umum yang ditanyakan di semua jenis kegiatan berisi pertanyaan umum, dan bagian spesifik berisi pertanyaan spesifik tergantung dari jenis kegiatan yang akan dilaporkan.
• Empat email akan dikirim ke penyelenggara kegiatan (tembusan email juga diberikan kepada koordinator ETS).

• Email pertama dikirimkan setelah kegiatan didaftarkan.
• Email kedua dikirimkan setelah 10 hari kerja sebelum kegiatan berlangsung.
• Email ketiga dikirimkan setelah kegiatan berlangsung.
• Email keempat dikirimkan setelah mendapatkan tanggal untuk menindaklanjuti kegiatan.

• Sistem ETS dapat dimulai oleh penyelenggara kegiatan lewat tautan ETS, yang didistribusikan oleh koordinator ETS. 
• Dalam survei, sebuah kegiatan dapat diidentifikasi dari  namanya (nama kegiatan), sehingga penyelenggara kegiatan mengetahui untuk kegiatan apa mereka menyelesaikan bagian kedua dari survei tersebut.
• Bahasa yang digunakan dalam sistem ETS adalah multi-bahasa, dengan terjemahan tergantung di negara mana ETS tersebut digunakan.

7. Kumpulan Database Kegiatan

• Semua kegiatan yang terdaftar disimpan dalam basis data kegiatan ETS.
• Database pada ETS dapat dilihat melalui email, tetapi isi di dalam ETS tidak dapat diubah.
• Database ETS juga dapat memfasilitasi analisis statistik

8. Pelaporan kegiatan kepada setiap pemangku kepentingan yang terkait dalam program

• Setiap bulan ETS akan merangkum berapa banyak kegiatan yang telah dilakukan setiap bulannya dan apakah perbaikan kondisi kerja telah dicapai. Rangkuman ini akan mengikuti topik/kegiatan yang tercantum dalam program.
• Draft tab ETS yang memiliki 4 file excel disebut dengan “laporan bulanan”. Ringkasan bulanan dari database ETS didasarkan pada aturan relevansi untuk menghitung ringkasan sebagaimana akan ditunjukkan dalam tab ini.
• ETS akan mengirim email laporan ringkasan ke koordinator program
• Harap diperhatikan bahwa data ETS didesain untuk program Gajimu Garmen 
• Laporan bulanan yang akan diproduksi oleh ETS akan memungkinkan untuk membuat data grafik banyaknya pertemuan yang dilakukan selama program berlangsung

9. Apa keuntungan penyelenggara kegiatan untuk menggunakan survei ETS? 

Pertama, penyelenggara akan menerima email dengan keterangan tempat acara/tanggal/waktu/agenda, yang dapat diteruskan ke peserta dan dimasukkan dalam agenda Google / Microsoft mereka. Kedua, penyelenggara akan menerima email setelah acara untuk melaporkan tentang kegiatan acara tersebut.

Semua anggota tim program (termasuk koordinator organisasi mitra) harus terdaftar, termasuk nama lengkap, alamat email dan juga skype name yang relevan atau whatsapp. ETS dapat juga dapat digunakan berbagai program.